Überprüfungsprotokoll Rechnungsabschluss 2014

Hallo, hättest du nach diesem Bericht dem Rechnungsabschluss 2014 zugestimmt?
Der Gemeinderat von Birgitz hat.

Überprüfungsprotokoll  Rechnungsabschluss 2014
der Gemeindegutsagrargemeinschaft Birgitz,
zweite Prüfung erstellt am 15.12.2015

Allgemeines:
Am 09.04.2015 erhielt ich vom Substanzverwalter per Mail die Info, dass der Rechnungsabschluss 2014 und der Voranschlag 2015 zur Prüfung im Gemeindeamt aufliegen. Der mir vorgelegte Rechnungsabschluss 2014 war eine Sammlung von Rechnungen in einem Ordner ohne Nummerierung und Sachkontozuordnung. Das amtlich vorgeschriebene Formular war nicht vorhanden. Ich informierte daraufhin den Substanzverwalter, dass die vorgelegten Unterlagen unvollständig sind. Am 02.06.2015 erhielt ich die nächste Info, dass die Unterlagen nun vollständig seien.
Die vorgelegten Belege waren immer noch nicht Nummeriert und die entsprechenden Sachkonten nicht angeführt.
Bei der Gemeinderatssitzung am 03.06.2015 informierte ich den Substanzverwalter darüber mit dem Ergebnis, „er nummeriert die Rechnungen sicher nicht“. Daraufhin teilte ich ihm mit, dass ich die Angelegenheit der Agrarbehörde zur Kenntnis bringen werde, mit dem Ersuchen um Info, wie ich weiter vorgehen soll.
Bereits am nächsten Tag erhielt ich vom Gemeindeamt die Mitteilung, dass am 26.06.2015 ein treffen mit dem Steuerberater Dr. Schönherr stattfinden soll, wo alle Unklarheiten besprochen werden sollten.
Das Gespräch mit Dr. Schönherr (Ohne Substanzverwalter, der es anscheinend nicht für nötig gehalten hat an diesem Gespräch teilzunehmen) hat ergeben, dass die vorliegenden Unterlagen nur sehr schwer und Zeitaufwendig überprüfbar sind. Herr Dr. Schönherr erklärte sich bereit alle Rechnungen, nach Rücksprache mit dem Substanzverwalter, durchzunummerieren und den entsprechenden Sachkonten zuzuweisen. Eine Aufgabe die der Substanzverwalter eigentlich vor Zahlungsfreigabe zu erledigen hätte.
Am 03.07.2015 erhielt ich die Info, die Unterlagen seien jetzt vollständig.
Am 14.07.2015 wurden mir auf mein Anfragen hin, die Verträge und Versicherungspolicen vorgelegt.

Das erste Überprüfungsprotokoll des RA 2014 und VA 2015 habe ich am 24.Juli 2014 im Gemeindeamt abgegeben.

Der SV hat das Überprüfungsprotokoll nicht wie im TFLG vorgesehen dem Gemeinderat zur Behandlung vorgelegt, sondern direkt der Agrarbehörde übermittelt.
Die Agrarbehörde hat, wegen der aufgezeigten Mängel einen Besprechungstermin angesetzt um die Unklarheiten zu beseitigten. (Termin 19.09.2015)
Zu dieser Besprechung sollte der SV, im Auftrag der Agrarbehörde den ersten Rechnungsprüfer und die beiden Substanzverwalterstellvertreter einladen. Einladung erfolgte keine. Ich habe durch Zufall von der Agrarbehörde von diesem Besprechungstermin erfahren.
Im Verlauf dieser Besprechung, wurde mir bekannt, dass der SV schon am 11.05.2015 einen von ihm unterschriebenen und mit Gemeindestempel versehenen RA und VA an die Agrarbehörde übermittelt hat. Dieser RA und VA ist nicht ident mit dem, der mir am 02.06.2015 zur Prüfung vorgelegt wurde.
Durch diese Vorgangsweise entsteht bei mir der Verdacht der Fälschung eines amtlichen Schreibens und des Täuschungsversuchs der Behörde. Diese Verdachtsmomente werde ich der Staatsanwaltschaft Innsbruck mitteilen.

Am 11.12.2015 erhielt ich den nach der Besprechung am 16.09.2015 korrigierten RA und VA zur neuerlichen Überprüfung, das Besprechungsprotokoll und der Aktenvermerk war nicht dabei.
Nach Rücksprache mit der Agrarbehörde habe ich mich entschlossen, trotz der kurzen Zeitspanne, die Überprüfung neuerlich durchzuführen und den Überprüfungsbericht bei der Gemeinderatssitzung am 16.12.2015 vorzulegen.

Gemeindegutsagrargemeinschaft Birgitz – Überleitung vom 31.12.2014 auf 01.01.2015

 Rechnungsabschluss 2013 (wurde vom Gemeinderat nicht genehmigt, bzw. wurde dem Gemeinderat nicht vorgelegt.)

Aktiva:
Girokonto mit 31.12.2013                                   € 22.013,77
Forderungen (Waldumlage 2013)                      €   3.913,22
Summe                                                               € 25.926,94

Passiva
Verbindlichkeiten (z.B. Kredite)                          € 19.186,90
Salden RK II (Summen 2010 – 2013)                 €  8.716,81
Summe                                                               € 27.903,81

Endstand Vermögensübersicht  mit 31.12.2013  € -1.976,72

Gesamtausgaben 2013    € 25.420,75
Gesamteinnahmen 2013  € 40.275,28
Gebildeter Saldo RK I      € 12.520.69
Gebildeter Saldo RK II     €   2.333,84
Gewinn 2013                    € 14.854,53

Der RK I und RK II wurden aufgelöst.
 Die angegebenen Verbindlichkeiten des Rechnungsabschlusses 2013 (€ 19.186,90) wurden in Verbindlichkeiten bei Geldinstituten (Bankkredite) € 12.930,02 und Sonstige Verbindlichkeiten (Schichten der Mitglieder geleistet 2013 wurden aber 2013 nicht ausbezahlt) € 6.256,88 aufgeteilt.

Jahresrechnung 2014: Anfangsbestand mit 1.1.2014 lt. Version vom 10.12.2015
Aktiva:
Girokonto                                                               € 22.013,77
Forderungen (Waldumlage 2013) an Mitgliedern  €   3.913,22

Passiva:
Verbindlichkeiten bei Geldinstituten (Bankkredit)  € 12.930,02
Sonstige Verbindlichkeiten (Schichten 2013)        €   6.256,88

Vermögensstand mit 01.01.2014                           € 6.740,09

Endstand  mit 31.12.2014
Aktiva:
Girokonto                                                                € 29.976,27
Forderungen an G. Birgitz (Rechtskosten)             €  2.305,50
Summe                                                                   € 32.281,77

Passiva
Verbindlichkeiten bei Geldinstituten (Bankkredit)  € -11.803,42

Endstand Vermögensübersicht mit 31.12.2014     € 20.478,35

Erfolgsübersicht 2014
Gesamteinnahmen 2014  € 30.588,69
Gesamtausgaben 2014    € 16.850,43
Gewinn 2014                    € 13.738,26

Vermögensstand mit 31.12.2014                   € 20.478,35

Die Erfolgsübersicht 2014 hat wenig Aussagekraft über die Ausgaben und Einnahmen 2014 der GGAG, weil wesentliche Teile der Jahresrechnung hier nicht angeführt werden. (z.B. Tilgung des Sachkonto 31, sonstige Verbindlichkeiten, Kreditraten, usw.)

Die Einzahlungen und Auszahlungen auf dem Girokonto ergeben andere aussagekräftigere Zahlen.
Kontostand 01.01.2014                             € 22.013,77
Einzahlungen 2014                                   € 34.501,91
Auszahlungen 2014                                  € 26.539,41
Gewinn 2014                                            € 7.962,50
Kontostand 31.12.2014                             € 29.976,27

Die unter Sachkonto 23 Forderungen ausgewiesene Summe von € 2.305,50 ist eine Forderung der GGAG gegenüber der Gemeinde Birgitz. .Die Rechtsanwalt Kosten für Berufung gegen Agrargemeinschaft Birgitz am 19.12.2012, Auftraggeber Gemeinde Birgitz, Gegner Agrargemeinschaft Birgitz und andere (20 Beteiligte) wurde vom SV aus dem GGAG Konto bezahlt. Laut Agrarbehörde ist dies nicht zulässig.
Der Rechnungsbetrag ist falsch. Richtige Rückforderungssumme ist € 2.766,60.

Diese falsch ausgewiesene Forderung im Sachkonto 23, wirkt sich auf den gesamten Rechnungsabschluss 2014 aus. Die Jahresrechnung, Vermögensübersicht und Erfolgsübersicht weisen falsche Zahlen aus und müssen korrigiert werden.

Belegs Prüfung:

Beleg 9-17, 19-25, 26, usw. insgesamt 42 Belege
Für die Waldumlage 2013 sind keine Rechnungsvorschreibungen vorhanden. Insgesamt wurden von den 42 Teilwaldberechtigten € 3.913,24 eingezahlt. Beträge von € 41,35 bis € 216,86. Ob der Einzahlungsbetrag mit der Vorschreibung übereinstimmt kann nicht überprüft werden.
Die Gemeinde Birgitz hat für Ihren Teilwald  (61.341m²) 126,49 € gezahlt.
1 x Waldumlage (10,62 €/ha)   65,14 €
1x Wegerhaltung (10,00 €/ha)  61,34 €
Verbucht wurden diese Einnahmen auf dem Sachkonto 23 (Forderungen)

Beleg Nr.86  Schichtenabrechnung Maschinenring für 2013  € 6.116,93 Sachkonto 50

Schichten der Mitglieder, geleistet 2013 abgerechnet über den Maschinenring 2014
Hier wurden trotz „Saldierungsverbot“ 19 Einzelrechnungen zu einer Rechnung zusammengeführt.
Von einzelnen Mitgliedern wurden laut Schichtentagebuch diverse Arbeiten ( Weideräumung, Zaunerrichtung, Wegsanierung, Malerarbeiten, Fensterreparatur, usw.) durchgeführt.
 Gebucht wurde alles auf Sachkonto 50.
Die Unterschrift auf den Lieferscheinen ist unleserlich. Immer die gleiche auch bei den Schichten des Obmanns, Vieraugenprinzip nicht gegeben.

(Auszug Aktenvermerk Agrarbehörde: Dem Rechnungsprüfer wird mitgeteilt, das es sich bei der Summierung von reinen Aktivposten oder Passivposten um keinen Verstoß gegen das Saldierungsverbot handelt.)

Umbuchungshinweis fehlt. Umgebucht auf SK 31

Beleg Nr. 90  Gutschrift Maschinenring € 430,74 wurden auf das Sachkonto 50 gebucht. (Ausgabenkonto)
Hier wurden trotz "Saldierungsverbot" 10 Rechnungen und 10 Gutschriften zu einem Beleg zusammengeführt.

Die gesamten Schichten 2013 (€ 6.256,88) wurden anschließend umgebucht auf Sachkonto 31(Sonstige Verbindlichkeiten) und sind somit nicht als Ausgaben am Sachkonto 50 ersichtlich. Umbuchungshinweis fehlt-

(Auszug Aktenvermerk Agrarbehörde: Die Agrarbehörde teilt mit, dass es sich bei der Verbuchung mittels Saldierung um einen Verstoß gegen das Saldierungsverbot handle.)

Beleg Nr. 79 und 152 Darlehensrückzahlung

Landeskulturfonds Ursprüngliche Höhe € 20.900,-
Beleg 79 Rückzahlungsrate 01.06.2014 € 614,92
Beleg 152 Rückzahlungsrate 01.12.2014 € 616,80
Es sind noch 21 Raten offen
Die Zinsen werden unter Sachkonto 54 angeführt. Der Tilgungsbetrag ist in der Erfolgsübersicht nicht angeführt. Ersichtlich nur bei der Vermögensübersicht durch Reduktion der Verbindlichkeiten.
Landeskulturfonds Stand mit 31.12.2014  -11.803,42
Tilgung jährlich  €1.126,60

Der Kreditvertrag wurde mir zur Prüfung nicht vorgelegt.

(Auszug Aktenvermerk Agrarbehörde: Die GGAG wird darauf hingewiesen, dass der Kreditvertrag dem Rechnungsprüfer vorzulegen ist.)

Beleg Nr. 83 GGAG- Götzner Wald Weg Pacht  € 675,-

Keine Rechnungsvorschreibung vorhanden, nur Bankauszug
Weg Pacht für die Jahre 2012,2013 und 2014 laut Bankauszug.

Betrag wurde dem Sachkonto 40 (Einnahmen aus land. und forstwirtschaftlicher Tätigkeit) zugeordnet. Richtiges Sachkonto währe 42 (Überfahrten)

(Auszug Aktenvermerk Agrarbehörde: Der Geschäftsfall ist unter der Sachkontonummer 42 besser dargestellt als unter der Kontonummer 40. Dies wird der GGAG mitgeteilt. Weiters wird mitgeteilt, die Grundlage dieser Verbuchung (somit den entsprechenden Vertrag) zu sichten.)

Umbuchung erfolgte keine, Hilfsbeleg wurde auch keiner erstellt.

Beleg Nr. 52 Nachforderung Ust. Bescheid 2012
€ 847,22 keine Sachkontozuordnung

Beleg Nr. 80 Umsatzsteuervoranmeldung 2014

Kalendervierteljahr 01-03 € 2.059,78 keine Sachkontozuordnung

(Auszug Aktenvermerk Agrarbehörde: Hr. Schönherr teilt mit, dass es sich hier um die Verbuchung der Vor- bzw. Mehrwertsteuer handle. Diese wurde nicht auf ein Sachkonto (60) in der Erfolgsübersicht sondern auf dem Finanzkonto in der Vermögensübersicht verbucht)

In der Vermögensübersicht finde ich keine Buchung?

Beleg Nr. 150 Honorarnote 96/14 an Gemeinde Birgitz von Orgler + Pfurtscheller

Rechtsanwaltskosten für Berufung gegen Agrargemeinschaft Birgitz am 19.12.2012
Bezeichnung Regulierungsverfahren
Gegner: Agrargemeinschaft Birgitz und andere (20 Beteiligte)
Rechnungsadresse: Gemeinde Birgitz
Honorar € 2.305,50 + MWst. sind € 2.766,60
Gebucht auf Sachkonto 61 Personal u. Verwaltungsausgaben
Zu diesen Beleg gibt es einen Aktenvermerk der Gemeindekassierin:

„erster Substanzverwalterstellvertreter hat trotz mehrmaliger Rücksprache die Rechnung nicht unterschrieben“
Freigegeben wurde sie dann vom zweiten Substanzverwalterstellvertreter

(Auszug Aktenvermerk Agrarbehörde: Dem SV mit mitgeteilt, dass hier die GGAG eine Rechnung der Gemeinde Birgitz beglichen habe. Der SV sah dies als eine Entnahme der Gemeinde aus der Substanz. Zur Richtigstellung dieses Geschäftsfalles wird die GGAG den Betrag in Höhe von € 2.766,60 als Forderung gegenüber der Gemeinde Birgitz einbuchen und diesen Betrag zurückfordern.)

Die Rückforderung wurde im Sachkonto 22 aufgenommen, allerdings mit dem falschen Betrag (€ 2305,50)
Auf dem Beleg Nr. 150 wurden keine Änderungen durchgeführt. Kein Hinweis dass diese Zahlung nicht mehr dem SK 61 zu gebucht ist, noch warum, noch wohin.
Im VA 2015 wurde von SV diese Forderung der GGAG an die Gemeinde ebenfalls nicht aufgenommen.

Versicherungen folgende Versicherungspolicen wurden vorgelegt:

Tiroler Gastgewerbeversicherung Nr. T551006213
Jahresprämie 1.493,75 € wird an Pächter weiterverrechnet

Tiroler Landwirtschaftsversicherung Nr. T572013125
Versichert sind Almgebäude samt Hogg, Kapelle samt Figur und die Jagdhütte
Jahresprämie 773,14 €

Verträge: folgende Verträge wurden vorgelegt:

Jagdpacht (478 ha für 10 Jahre) bis 31.03.2020
6.455,-+Mwst. Indexgesichert
Kaution liegt als Bankgarantie vor.

Pachtvertrag Jausen Station Birgitzer Alm
1.500,-€ monatlich inklusive Mwst.
Kaution liegt als Bankgarantie vor

Voranschlag 2015

(Auszug Aktenvermerk Agrargemeinschaft: Dem Rechnungsprüfer wird mitgeteilt, dass seine Tätigkeit mit der Prüfung der Jahresrechnung endet, da die Prüfung des Voranschlages im TFLG bzw. der BuchfGebarV nicht vorgesehen ist)

Bei einem Telefongespräch am 15.12.2015 mit der Agrarbehörde, wurde meine Einspruch, im TFLG steht sehr wohl, dass der erste Rechnungsprüfer dem Gemeinderat der substanzberechtigten Gemeinde über die Prüfung des Voranschlages zu berichten hat, mit folgender Begründung abgewiesen:

Der Gesetzestext wird demnächst geändert und hat damit keine Gültigkeit:

Über den VA kann ich als Gemeinderat berichten, aber nicht im Rahmen des Überprüfungsprotokolls.

Schlussbemerkungen:

Wesentliche Bestimmungen der „Buchführungs- und Gebarungsverordnung für atypische Gemeindegutsagrargemeinschaften“ werden vom Substanzverwalter nicht eingehalten oder wurden mir zur Prüfung nicht vorgelegt.

Ein Journal wie unter § 4 Abs. 1,2 vorgeschrieben wird nicht geführt.

Ein Anlageverzeichnis über das Anlagevermögen § 4 Abs. 3 wurde nicht erstellt, bzw. nicht vorgelegt.

Sachkontozuordnung wird vom Steuerberater erledigt, Aufgabe des Substanzverwalters, eine laufende Überwachung der Einhaltung des Voranschlages § 2 Abs. e, ist so nicht möglich.

Verrechnungsunterlagen wurden nicht fortlaufend und lückenlos nummeriert sowie den von der Agrarbehörde vorgegebenen Sachkonten anhand der Anlagen 1 und 2 zu dieser Verordnung zugeordnet. Erst auf mein Betreiben hin, wurden diese Vermerke vom Steuerberater (nicht vom Substanzverwalter) angebracht.

Die Jahresrechnung, Vermögensübersicht und Erfolgsübersicht müssen auf den richtigen Forderungsbetrag im Sachkonto 23 angepasst werden.

Ich kann dem Gemeinderat nur empfehlen, den RA 2014 in der vorgelegten Version vom 10.12.2015 nicht zuzustimmen.

Jordan Herbert
erster Rechnungsprüfer                                                                             15.12..2015